開放式協作平台取代封閉性的電子郵件

技術導向,開放式協作平台

來自墨西哥的 MT Online 是一間創業剛滿 8 年的年輕網頁設計,目前擁有 36 名正職員工,業務遍及整個拉丁美洲。為了提高生產力,公司自 2007 年開始,

在不影響效率的前提下,陸續嘗試各種新的工作模式。6 年前他們淘汰了電子郵件、淘汰了老舊筆電教給收購筆電,3 年前公司成員不再開會,近日他們更取消了專案經理這個職位。

時至今日,這些措施不但沒有造成阻礙,反而讓公司的業績持續成長。究竟他們是如何作到的呢?

開放式協作平台取代封閉性的電子郵件

無可否認,今年已經 20 幾歲的 E-Mail 仍受到相當多人喜愛,但 MT Online 團隊多年前就開始對電子郵件的溝通效率產生質疑。由於電子郵件的封閉性,

許多成員無法即時得知彼此的工作進度,也不利於資訊交流。為了縮減資訊交換所耗費的成本, 團隊打造了屬於自己的工作平台,能夠不斷添加進度與報告,

能在交換資訊、想法的同時標注重點事項,避免造成資訊混亂。有心查看的人,只要進入編輯歷史就能看到整個計畫的發展脈絡

(功能就像今日的專案協作軟體 trello,能夠查看每個項目的進度與狀況,不過  MT Online 6 年前就自行發起了改革)。

時至今日,團隊的平台也發展到能讓客戶參與其中,不會再接到任何詢問「那個案子何時完成?」的電子郵件,當然也不用花心思說明,因為所有訊息在協作平台上一目瞭然。

會議的重點在有效溝通而不在形式

雖然公司裡一定有各種問題需要被討論,但沒人喜歡冗長又成效不彰的會議。做為一家技術導向的公司, MT Online 所有人都肩負著一定量的程式撰寫工作,

每天早晚都必須保有 4 個小時持續且專注的工作時間,也因此會議造成的中斷,就有可能降低員工 50% 的產能,這樣的時間成本非常驚人。

 

一般來說,常態會議的目的就在於「理解目前的工作進度」以及「解決執行中遇到的問題」。針對前者,MT Online 團隊延用了上述中自行開發的協作平台,

在不打擾成員的情況下確認每個計畫的執行度。而當有問題需要解決時,他們則選擇使用 Campfire 這套商用聊天軟體。

使用 Campfire 的原因除了軟體本身針對討論而設計的良好介面,另一個重點則在於非即時性的會議方式,能夠在不打擾團隊成員的前提下

(比如利用寫程式以外的時間專心回覆)一步步推進會議。累積下來的專案討論內容也能讓新加入的夥伴或是因故缺席的成員快速了解狀況,不用再耗費一次說明與轉達的時間成本。

 

我們真的需要專案經理嗎?

 

MT Online 最終在一年前正式取消了專案經理(或類似的管理職)這項職位。設想當所有工作進度與資訊都能在平台上找到,例如哪些專案正再進行、

相關技術的掌握程度、時間成本等等,自然就沒有必要再雇用另一個人督促團隊,因為只要資訊夠透明、清楚,所有人都能理解,

甚至進一步掌握整個團隊的發展方向。如同 Google 營運長 Larry Page 所說:「優秀的工程師不應該被缺乏專業知識的專案經理所束縛。」

 

當然這樣的工作方式也需相應的條件,MT Online 只雇用與團隊有著相同理想,積極進取的工程師,除了份內工作外也勇於嘗試的人。

基本上他們希望每個加入的工程師都擁有自行創業的視野與氣魄,高度的工作自主權背後也伴隨著對團隊的責任感與成熟的自制能力。

透過上述 3 種改革,MT Online 的成員現在每周只需要上班 4 天就能促進公司的成長,比起當個小螺絲,團隊中的所有人都是能夠獨挑大樑的勇士。

 

或許有人會認為,MT Online 的例子太過極端,只適用規模較小的精英團隊。但無可否認的是,越來越多的商用協作平台或軟體上市

顯示出工作模式改革的趨勢,MT Online 只是趕在這波熱潮之前,先行實踐想法。最後,MT Online 的發言人也推薦了關於工作模式的演講,

希望能讓大眾對新時代公司的運作,有更多的想像。婚禮記錄